La gestión eficaz de los activos tecnológicos no solo permite ahorrar costes, también es clave para evitar riesgos, anticiparse a fallos y tomar mejores decisiones. Optimizar el ciclo de vida de activos es, por tanto, un pilar fundamental para cualquier empresa que dependa de la infraestructura TI.
A lo largo de este artículo te contamos qué implica esta optimización, cómo llevarla a cabo y qué herramientas, como el servicedesk ITSM Freshservice, están facilitando una gestión más ágil, precisa y automatizada.
¿Qué implica la optimización del ciclo de vida de activos de TI?
Optimizar el ciclo de vida de activos TI no es solo cuestión de saber qué dispositivos o licencias tiene la empresa, sino gestionar cada etapa del recorrido de un activo, desde que se adquiere hasta que se retira, con una visión completa y actualizada.
La idea es alinear el uso de los activos con las necesidades reales del negocio, evitando compras innecesarias, alargando la vida útil de los equipos cuando sea viable y retirándolos cuando ya no aportan valor o suponen un riesgo.
Fases del ciclo de vida de los activos de TI
Para gestionar de forma efectiva el ciclo de vida de activos, es esencial conocer sus cuatro etapas clave: adquisición, gestión, mantenimiento y desecho. Cada fase tiene sus propios retos y oportunidades.
Adquisición
Es el punto de partida. Aquí se definen las necesidades, se evalúan opciones y se formalizan las compras. La optimización comienza con una elección adecuada del hardware, software o servicios. Un software ITSM como Freshservice permite documentar, estandarizar y automatizar el proceso de adquisición de activos, evitando duplicidades, controlando costes y garantizando trazabilidad desde el primer momento.
A través de su módulo de gestión de activos, Freshservice facilita la creación de flujos de trabajo automáticos que se activan cuando se aprueba una solicitud de compra: se pueden generar tickets, asignar responsables, actualizar el inventario automáticamente o iniciar solicitudes de aprovisionamiento.
Además, su integración con herramientas de compras permite centralizar las solicitudes de adquisición y alinearlas con políticas internas. Esto no solo reduce errores y tiempos de respuesta, sino que asegura que cada activo adquirido esté correctamente registrado desde el inicio de su ciclo de vida de activos TI.
Gestión
Una vez incorporado el activo, comienza su seguimiento a lo largo de su vida útil: ubicación física, usuario asignado, licencias asociadas, historial de uso, fecha de garantía y más. Aquí es donde Freshservice despliega todo su potencial como plataforma de servicedesk ITSM con funcionalidades nativas de gestión de activos.
Freshservice mantiene un inventario centralizado y dinámico donde cada activo queda registrado con atributos personalizables. Gracias a su autodescubrimiento de activos (a través de agentes o escaneo de red), el sistema identifica automáticamente nuevos dispositivos y actualiza su estado en tiempo real.
Además, Freshservice incluye una CMDB (Base de Datos de Gestión de la Configuración) que permite mapear las relaciones entre activos, servicios, usuarios y dependencias. Esto proporciona una visión completa del entorno TI y permite anticipar impactos ante cambios, incidencias o retiradas de activos. Por ejemplo, si un servidor crítico se ve afectado, la CMDB permite ver rápidamente qué otros servicios o aplicaciones pueden verse comprometidos.
También es posible vincular activos con tickets, contratos o proveedores, lo que ofrece trazabilidad completa y facilita auditorías. Por ejemplo, puedes ver qué dispositivo ha usado un empleado, qué incidencias ha tenido, cuándo fue la última intervención técnica o si aún está bajo garantía.
Además, se pueden configurar reglas de automatización en ITSM para que el sistema genere alertas cuando un activo esté por vencer, cambiar de estado o requerir mantenimiento. Estas reglas también pueden desencadenar acciones: actualizar el inventario, reasignar un activo o crear tareas automáticamente.
Mantenimiento
Los activos necesitan actualizaciones, revisiones periódicas y, en ocasiones, intervenciones correctivas. Freshservice aporta valor con flujos de trabajo automatizados que permiten programar mantenimientos preventivos, lanzar scripts remotos, actualizar software o aplicar parches, todo desde la misma plataforma.
El equipo de TI puede definir reglas para que, por ejemplo, se cree automáticamente una tarea de revisión al cumplirse ciertos plazos o tras detectarse una incidencia. Además, al vincular cada activo con su historial de soporte, se obtiene una visión completa de su rendimiento y posibles fallos recurrentes. Esto refuerza también las políticas de cumplimiento y la ciberseguridad, al garantizar que los sistemas estén actualizados y auditados.
Desecho
Cuando un activo llega al final de su vida útil, debe ser retirado de forma segura y trazable. Con Freshservice es posible automatizar el proceso de baja: marcar el activo como retirado, desvincularlo de usuarios o contratos, generar tickets de eliminación de datos, e incluso crear informes para justificar su reemplazo o reciclaje.
Además, la herramienta permite registrar el motivo de la retirada, su destino (donación, reciclaje, destrucción segura), y mantener un historial accesible para auditorías. De esta forma, se reduce el riesgo de pérdida de información y se asegura el cumplimiento de normativas y políticas de TI.
Beneficios de una correcta optimización del ciclo de vida de activos de TI
Implementar una estrategia clara para el ciclo de vida de activos TI permite ganar control, reducir riesgos y aprovechar mejor los recursos disponibles. Los beneficios son tangibles desde el primer momento:
Maximización de la disponibilidad de los sistemas TI
Con Freshservice, los equipos de TI pueden supervisar el estado de cada activo en tiempo real, gracias a su inventario automatizado y su sistema de alertas. Al detectar incidencias, cambios o licencias vencidas, permite actuar con rapidez para evitar interrupciones en el servicio. Además, al integrar la gestión de activos con los tickets de soporte, todo queda vinculado y trazado, lo que mejora la capacidad de respuesta.
Reducción del riesgo de obsolescencia tecnológica
Freshservice permite programar alertas para identificar activos que se acercan al fin de su vida útil o que ya no reciben soporte. Esta visibilidad anticipada, junto con sus informes de uso y rendimiento, facilita la renovación planificada y evita seguir operando con tecnología obsoleta.
Cumplimiento eficiente de normativas
Gracias a su enfoque integral de ITSM, SAM y gestión documental, Freshservice permite registrar cada acción realizada sobre un activo, generar auditorías completas y mantener actualizada la información clave. Esto simplifica el cumplimiento de normativas como ISO/IEC 27001, RGPD o políticas internas de seguridad, minimizando riesgos y papeleo.
Optimización de la toma de decisiones
Freshservice proporciona datos centralizados y fiables que ayudan a TI a tomar decisiones más fundamentadas: qué renovar, qué reasignar o qué retirar. Sus paneles personalizables e informes automáticos permiten visualizar el estado general del parque tecnológico y justificar inversiones ante dirección.
¿Qué herramientas tecnológicas facilitan la optimización del ciclo de vida de activos de TI?
La gestión manual ya no es una opción. Las empresas necesitan herramientas que automaticen, conecten y escalen el proceso de gestión de activos. Veamos algunas tecnologías clave:
Plataformas de gestión de activos de TI
Soluciones como Freshservice integran inventario, gestión de incidencias, automatización y análisis en un solo lugar. Esto permite una visión 360º del ciclo de vida de activos, centralizando todo el recorrido desde el alta hasta el retiro.
Software de análisis predictivo
Estas herramientas permiten anticipar fallos o necesidades futuras de los activos. Al cruzar datos de uso, rendimiento y mantenimiento, es posible planificar renovaciones y reducir tiempos de inactividad.
Integración con sistemas ERP y otros servicios de TI
Conectar la plataforma de gestión de activos con el ERP, el sistema financiero o incluso el directorio activo permite automatizar procesos como el aprovisionamiento, la facturación o el control de acceso. Freshservice ofrece integraciones nativas con múltiples soluciones, permitiendo una gestión más ágil y coordinada.
El futuro de la optimización del ciclo de vida de activos de TI: tendencias y oportunidades
La gestión de activos está evolucionando. Ya no se limita al inventario pasivo; ahora se busca proactividad, automatización e inteligencia en tiempo real. El papel de plataformas como Freshservice será cada vez más estratégico.
Tendencias como la inteligencia artificial aplicada al ITSM, el uso de sensores IoT para detectar el estado físico de los equipos o la hiperautomatización marcarán el camino. También veremos un crecimiento en la integración de funciones de SAM con ciberseguridad, para controlar mejor los riesgos desde el software instalado hasta las configuraciones de red.
En este escenario, Freshservice es una herramienta clave para gestionar el ciclo de vida de activos TI de forma ágil, colaborativa y con una interfaz sencilla. Su enfoque modular permite adaptarse al ritmo de cada organización, integrando desde el catálogo de servicios hasta la automatización de tareas repetitivas sin grandes inversiones iniciales.
Fundador y CEO de Optima Solutions desde 2006, una empresa tecnológica en España enfocada en la implementación de tecnologías para el soporte al cliente y al usuario. Cuento con más de 25 años de experiencia en el sector tecnológico. Antes de emprender, trabajé en varias consultoras tecnológicas, lo que me permitió adquirir un profundo conocimiento de los desafíos a los que se enfrentan tanto los clientes como las empresas. Aquí comparto lo que voy aprendiendo o me parece interesante sobre tecnología e Inteligencia Artificial.