En cualquier organización, los distintos departamentos gestionan una gran variedad de procesos operativos esenciales para el funcionamiento del negocio y la satisfacción de los empleados. A continuación, puedes ver los ejemplos más comunes:
- Recursos Humanos (RRHH): gestiona la incorporación, salida y promociones de empleados.
- IT (Tecnología): se encarga de la entrega de dispositivos, solicitudes de acceso y mantenimiento de sistemas.
- Servicios generales y logística: se ocupa de los mantenimientos, paquetería y limpieza.
- Finanzas: gestiona reembolsos de gastos y asignaciones presupuestarias.
- Legal: revisa contratos, gestiona acuerdos de confidencialidad (NDAs) y renovaciones.
Aunque cada área tiene sus propios procesos, todas enfrentan un reto común: la coordinación entre departamentos y personas involucradas. Estos flujos de trabajo suelen gestionarse mediante correos electrónicos, hojas de cálculo compartidas o herramientas aisladas. A medida que aumentan los participantes, se vuelve más difícil seguir las tareas, cumplir plazos (SLAs) y mantener la responsabilidad. Esto puede provocar retrasos, pasos omitidos y falta de información para los empleados, afectando la eficiencia y la experiencia laboral.
¿Qué es Journeys de Freshservice?
Journeys es una funcionalidad avanzada dentro del software ITSM Freshservice que permite a las organizaciones diseñar, automatizar y gestionar flujos de trabajo que involucran a varios departamentos.
Con Journeys puedes:
- Diseñar flujos de trabajo completos que involucren a varios equipos y sistemas.
- Automatizar la asignación de tareas a las personas adecuadas en el momento oportuno.
- Seguir el progreso en tiempo real, con visibilidad total entre departamentos.
- Cumplir con los plazos (SLAs) y reducir retrasos gracias a la responsabilidad integrada.
Al sustituir la comunicación dispersa por una automatización estructurada, Journeys ayuda a los equipos a ofrecer servicios escalables, sin importar la complejidad del proceso.
Ejemplo: Incorporación de empleados
Para entender cómo funciona Journeys, te presentamos un ejemplo de proceso de incorporación de un nuevo empleado. Este flujo incluye actividades específicas que se ejecutan de forma coordinada entre RRHH, IT y otros departamentos.
Ejemplo de uso de Journeys: Incorporación de empleados
La incorporación de un nuevo empleado es un proceso que involucra múltiples departamentos y tareas. A continuación, te mostramos un flujo de trabajo “tipo” en cualquier onboarding corporativo:
- Inicio del proceso
Activador: Se crea una solicitud de incorporación en el portal de RRHH.
Acción: Se inicia automáticamente el Journey de incorporación.
- Tareas del departamento de RRHH
Enviar correo de bienvenida al nuevo empleado.
Compartir el manual del empleado y políticas internas.
Programar una reunión de orientación.
- Tareas del departamento de IT
Preparar y asignar el equipo (ordenador, móvil, etc.).
Crear cuentas de usuario en sistemas internos (correo, CRM, etc.).
Configurar accesos y permisos según el rol del empleado.
- Tareas del departamento de Instalaciones
Asignar espacio de trabajo o escritorio.
Proporcionar credenciales de acceso físico (tarjeta, llaves).
Coordinar entrega de mobiliario si es necesario.
- Tareas del departamento Legal
Enviar contrato laboral para firma.
Gestionar acuerdos de confidencialidad (NDA).
Archivar documentos legales.
- Tareas del departamento de Finanzas
Registrar al empleado en el sistema de nómina.
Configurar beneficios y deducciones.
Activar tarjeta de gastos si aplica.
- Seguimiento y cierre
Verificar que todas las tareas estén completadas.
Enviar encuesta de satisfacción al nuevo empleado.
¿Cuáles con los beneficios de usar Journeys en este proceso?
- Automatización: Cada tarea se asigna automáticamente al responsable correspondiente.
- Visibilidad: Todos los departamentos pueden ver el estado del proceso en tiempo real.
- Eficiencia: Se evitan retrasos y pasos omitidos.
- Experiencia del empleado: El nuevo empleado recibe una bienvenida organizada y profesional.
Si quieres saber cómo esta funcionalidad de Freshservice puede ayudarte a mejorar tus procesos contacta aquí con el equipo de Optima Solutions.
Fundador y CEO de Optima Solutions desde 2006, una empresa tecnológica en España enfocada en la implementación de tecnologías para el soporte al cliente y al usuario. Cuento con más de 25 años de experiencia en el sector tecnológico. Antes de emprender, trabajé en varias consultoras tecnológicas, lo que me permitió adquirir un profundo conocimiento de los desafíos a los que se enfrentan tanto los clientes como las empresas. Aquí comparto lo que voy aprendiendo o me parece interesante sobre tecnología e Inteligencia Artificial.