En Workflow Automator de Freshservice ahora puedes crear subworkflows dentro de tus flujos principales, lo que permite dividir procesos complejos en tareas más manejables y reutilizables.
Esta mejora introduce una nueva forma de estructurar automatizaciones, haciendo que todo sea más modular, fácil de mantener y adaptable a diferentes escenarios. Gracias a ello, la automatización avanzada se simplifica, se reducen errores y el equipo gana tiempo, ya que cada subworkflow puede ejecutarse de manera independiente o incorporarse en varios flujos según las necesidades.
¿Qué es Workflow Automator de Freshservice?
Para empezar, conviene aclarar qué es el Workflow Automator de Freshservice. Se trata de una herramienta que permite automatizar tareas repetitivas en Freshservice, como asignar tickets, enviar aprobaciones o disparar notificaciones, sin intervención manual. Todo funciona mediante un sistema visual muy intuitivo basado en arrastrar y soltar (drag and drop), lo que facilita que cualquier miembro del equipo pueda diseñar flujos sin conocimientos técnicos.
Componentes básicos de un flujo
Para comprender cómo funciona, es importante conocer los componentes básicos de un flujo. Todo workflow está compuesto por tres elementos esenciales:
- Evento: Marca el momento en que se activa el flujo (por ejemplo, cuando se crea un ticket).
- Condición: Verifica si se cumplen ciertos criterios (como que el ticket sea de “hardware”).
- Acción: Define lo que ocurre si las condiciones se cumplen (por ejemplo, asignar automáticamente el ticket al equipo adecuado).
¿Qué son los componentes reutilizables y subflujos?
Además, Freshservice incorpora dos elementos clave para mejorar la eficiencia: los componentes reutilizables y los subflujos.
- Componentes reutilizables: Son bloques de lógica que puedes guardar y volver a usar en diferentes flujos, evitando repetir configuraciones.
- Subflujos: Son pequeños flujos incluidos dentro de un flujo principal. Permiten dividir procesos complejos en partes más manejables, organizadas y reutilizables en múltiples automatizaciones.
Para ilustrarlo, un ejemplo práctico ayuda a visualizar su utilidad. Imagina que varios procesos requieren enviar aprobaciones. En vez de configurar ese paso una y otra vez, puedes crear un subflujo llamado “Enviar aprobación” y utilizarlo en cualquier flujo que lo necesite, manteniendo coherencia y ahorrando tiempo.
Esta funcionalidad puede resultar especialmente útil en distintos escenarios. Algunos casos típicos son:
- Routing de tickets por categoría.
- Aprobaciones escalonadas según el coste o tipo de solicitud.
- Automatización de tareas de onboarding y offboarding.
- Asignación automática de tickets sin grupo asignado.
¿Qué beneficios aportan los subworkflows de Freshservice?
En términos prácticos, esta novedad aporta beneficios claros para tu equipo. Entre los más destacados están:
- Ahorro de tiempo: Ya no tendrás que repetir configuraciones en cada flujo.
- Homogeneidad: Todos los flujos seguirán las mismas reglas y lógica.
- Escalabilidad: Los procesos serán más fáciles de mantener y adaptar conforme la organización evolucione.
Por último, es importante saber en qué versiones está disponible esta función. Los subflujos podrán configurarse en instancias de nivel Pro o Enterprise, y podrán aplicarse tanto a nivel global como dentro de espacios de trabajo concretos, según cómo esté organizada cada instancia.
Si tienes dudas sobre cómo funcionan los subworkflows en Freshservice y quieres que te lo mostremos en vivo y en directo, no dudes en solicitar una demo aquí o contactar a través de este enlace con el equipo de Optima Solutions.
Fundador y CEO de Optima Solutions desde 2006, una empresa tecnológica en España enfocada en la implementación de tecnologías para el soporte al cliente y al usuario. Cuento con más de 25 años de experiencia en el sector tecnológico. Antes de emprender, trabajé en varias consultoras tecnológicas, lo que me permitió adquirir un profundo conocimiento de los desafíos a los que se enfrentan tanto los clientes como las empresas. Aquí comparto lo que voy aprendiendo o me parece interesante sobre tecnología e Inteligencia Artificial.